II. WYMOGI OFERTY

1. Oferta konkursowa powinna spełniać wymagania opisane w art. 14 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. Nr 264, poz. 2207).
2. Oferta powinna zawierać:
   1. nazwę i siedzibę oferenta
   2. szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji;
   3. terminy i miejsce realizacji zadania (harmonogram);
   4. kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania z zaznaczeniem udziału środków własnych
   5. informację o wcześniejszej działalności podmiotu składającego ofertę w zakresie, którego dotyczy zadanie;
   6. informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania, w tym o wysokości środków finansowych uzyskanych na realizację danego zadania z innych źródeł;
   7. deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania.
3. Do wniosku należy dołączyć następujące załączniki:
   1. aktualny odpis lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię, z rejestru lub  odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących,
   2. sprawozdanie merytoryczne i finansowe /bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat/ za ostatni rok,
   3. potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię statutu,
   4. pisemne oświadczenie osób reprezentujących organizację potwierdzające, że podmiot ubiegający się o dotację nie zalega z płatnościami na rzecz podmiotów publiczno-prawnych oraz innych podmiotów
4. Oferta powinna zawierać wszystkie dokumenty i oświadczenia wymienione w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert oraz być podpisana przez osobę/by uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu, pod rygorem nieważności.
5. Wszystkie załączniki powinny być opisane i posiadać kolejne numery wraz z ujęciem wykazu załączników w ofercie. W przypadku załączania do oferty kopii dokumentu, musi być ona potwierdzona „za zgodność z oryginałem” przez osobę /osoby podpisujące ofertę.
6. Wydatki ujęte w kalkulacji dotyczyć mogą wyłącznie realizacji zadania, a nie innych kosztów działalności statutowej podmiotu.
7. Podmiot składający ofertę ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty oraz odpowiada za poprawność złożonej oferty.
8. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.
9. Oferty sporządzone wadliwie bądź niekompletne, co do wymaganego zestawu dokumentów lub informacji, nie będą rozpatrywane.
10. Oferty na realizację zadania będą rozpatrzone do 30 dni od upływu terminu składania ofert.
11. O podjętej decyzji oferenci będą powiadomieni pisemnie.
12. Od podjętej decyzji nie przysługuje odwołanie.
13. Kwota przyznanej dotacji może być niższa od wnioskowanej.
14. Warunkiem przekazania dotacji jest zawarcie, przed rozpoczęciem realizacji zadania, umowy pomiędzy podmiotem składającym ofertę a Prezydentem ze wskazaniem wyodrębnionego rachunku bankowego, dla realizowanego zadania. Oferent zobowiązuje się tym samym do utrzymania wskazanego rachunku do chwili dokonania ostatecznych rozliczeń wynikających z umowy.
15. Podmiot otrzymujący dotację jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo – księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania.
16. W przypadku przyznania dotacji w wysokości innej niż wnioskowana, warunkiem przekazania dotacji jest złożenie korekty kosztorysu projektu i harmonogramu realizacji zadania.
    Ewentualne zmniejszenie wysokości środków własnych nie może przekroczyć proporcjonalnego zmniejszenia przyznanej dotacji.
    W przypadku zmiany kosztorysu, który będzie odbiegał od powyższych ustaleń oferta nie zostanie przyjęta do realizacji.
17. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odwołania konkursu bez podania przyczyny, przesunięcia terminu składania ofert oraz zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia postępowania konkursowego.
18. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pod rygorem nieważności, w terminie określonym w konkursie.
19. Podmioty otrzymujące dotację zobowiązane są do informowania, w wydawanych przez siebie publikacjach, materiałach informacyjnych, mediach, wypowiedziach ustnych oraz poprzez tablice informacyjne o finansowaniu lub dofinansowaniu zadania przez samorząd miasta Zawiercie

III. KOSZTY KWALIFIKOWANE

1. Koszty kwalifikowane obejmują:
   1. Transport osób na zawody i turnieje sportowe,
   2. Wynajem obiektów i sprzętu (z wyjątkiem kosztów wynajmu obiektów własnych lub dzierżawionych),
   3. Obsługa sędziowska, medyczna, techniczna,
   4. Ubezpieczenia uczestników oraz imprez
   5. Zakup sprzętu sportowego i specjalistycznego oraz materiałów niezbędnych do realizacji zadania,
   6. Usługi wydawnicze i poligraficzne oraz materiały związane z organizacją zawodów, turniejów
   7. Nagrody rzeczowe w postaci sprzętu sportowego (do jednostkowej wysokości 200 złotych brutto z załączeniem listy kwitującej odbiór nagród lub protokołu komisji), puchary, dyplomy, medale,
   8. Opłaty startowe,
   9. Zakwaterowanie i wyżywienie podczas zawodów sportowych,
2. Wynagrodzenie pracowników podmiotu składającego ofertę, a także praca wolontariuszy stanowi koszt ogólny natomiast nie może być sfinansowany z dotacji przyznanej z budżetu Gminy.
3. Przyznane dotacje nie mogą być wykorzystane na:
   1. remonty budynków i ich modernizacje,
   2. zakupy inwestycyjne,
   3. zakupy nieruchomości,
   4. działalność gospodarczą,
   5. działalność wyznaniową i polityczną.

IV. ROZPATRYWANIE OFERT

1. Oferty konkursowe o przyznanie dotacji będą rozpatrywane w siedzibie Urzędu Miejskiego w Zawierciu i opiniowane przez Komisję opiniującą powołaną przez Prezydenta. Wszystkie decyzje dotyczące przebiegu konkursu Komisja podejmuje w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów.
2. Komisja podda złożone wnioski szczegółowej analizie pod względem:
   • spełniania wymogów formalnych tj. czy oferta jest kompletna, a podmiot uprawniony do ubiegania się o dotację,
   • weryfikacji czy oferta mieści się w sferze zadań publicznych,
   • zachowania zasady celowości i oszczędności z zachowaniem możliwości uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów,
   • zawartości merytorycznej, obejmującej kryteria oceny ofert.
3. Tryb prac Komisji opiniującej wnioski obejmuje następujące etapy:
   • opracowanie zbiorczego zestawienia ofert, wg przeznaczenia i wysokości wnioskowanej dotacji,
   • przedłożenie zbiorczego zestawienia ofert wraz z proponowaną kwotą dotacji Prezydentowi.
4. Komisja opiniująca po rozpatrzeniu ofert przedkłada do akceptacji Prezydenta propozycje wyboru ofert wraz z proponowanymi kwotami dotacji.
5. Decyzję o wyborze oferty i wysokości dotacji podejmuje Prezydent.
6. Podstawą przekazania dotacji jest umowa zawarta pomiędzy wyłonionym w drodze otwartego konkursu ofert podmiotem a Prezydentem.

Wymagania merytoryczne stawiane podmiotom.
1.    Udokumentowane przygotowanie zawodowe, dające gwarancję merytorycznej poprawności przebiegu realizacji zadania.
2.    Udokumentowane doświadczenie podmiotu w realizacji zadań z wnioskowanego zakresu.
3.    Dysponowanie zasobami odpowiednimi do realizacji zadania, gwarantującymi odpowiednią jakość realizowanego zadania.
4.    Zgodność merytoryczna oferty z wymaganiami konkursowymi.
5.    Adekwatność założeń projektu do oczekiwanych efektów, realność planowanych kosztów w stosunku do zakresu rzeczowego zadania.

Kryteria wyboru ofert.
Oferty będą oceniane wg następujących kryteriów:
1. Zgodność oferty z zadaniem konkursu – do 3pkt
2. Możliwość realizacji zadania przez podmiot przedstawiający ofertę w tym także program,
    baza, kadra – do 6pkt
3. Rodzaj zadania (atrakcyjność oferty, ranga i zasięg imprezy, liczba uczestników) – do 12pkt
4. Ocena przedstawionej we wniosku kalkulacji kosztów realizacji zadania,
    w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania - do 5pkt
5. Deklarowany udział środków własnych i z innych źródeł, procentowo w stosunku
    do dotacji
20% - 30% - 1pkt
31% - 40% - 2pkt
41% - 50% - 3pkt
51% - 60% - 4pkt
61% - 70% - 5pkt
61% - i więcej - 6pkt
6. Uwzględnienie analizy i oceny wykonania zadań zleconych podmiotowi w okresie
    poprzednim, z uwzględnieniem rzetelności i terminowości ich realizacji oraz sposobu
    rozliczenia otrzymanych na ten cel środków – do 5pkt
7. Przejrzysty harmonogram działań – 3pkt
Maksymalna liczba punktów – 40
36 - 40 – ocena celująca     – do 100% dotacji
31 - 35 – ocena bardzo dobra     – do 90% dotacji
26 - 30 – ocena dobra         – do 80% dotacji
21 - 25 – ocena dostateczna     – do 70% dotacji
1 - 20 – ocena niedostateczna - brak dotacji

TERMIN SKŁADANIA OFERT I TRYB WYBORU OFERTY
1. Ofertę wraz z załącznikami i ewentualne referencje należy złożyć w Wydziale Upowszechniania kultury, Rekreacji i Turystyki Urzędu Miejskiego w Zawierciu ul. Leśna 2 (pokój 114) z dopiskiem "Konkurs ofert" lub przesłać pocztą (decyduje data wpływu) na adres Urzędu Miejskiego w Zawierciu ul. Leśna 2, 42-400 Zawiercie
2. Terminy składania ofert: 7 kwietnia 2008
3. Oferty nie spełniające warunków formalnych lub złożone po terminie zostaną pozostawione bez rozpatrzenia
4. Oferty na realizację zadań będą rozpatrzone w terminie do 30 dni od upływu terminu składania ofert.
5. Komisja Konkursowa w trakcie oceny oferty może poprosić oferenta o złożenie dodatkowych informacji.
6. Zastrzega się powierzenie realizacji zadania lub jego części więcej niż jednemu podmiotowi
7. Wyniki konkursu zostaną zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego oraz na tablicy ogłoszeń.
8. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację podobnych zadań w latach poprzednich
2007r. – 200.000