NAZWA ZADANIA:
Prowadzenie szkolenia, rozgrywek ligowych oraz organizacja imprez w sporcie kwalifikowanym

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Ilekroć jest mowa o:

1.    Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Zawiercie,
2.    Prezydencie Miasta - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Zawiercie,
3.    Dotacjach - należy przez to rozumieć wydatki budżetu gminy przeznaczone na dofinansowanie rozwoju sportu kwalifikowanego na terenie Gminy Zawiercie, określone corocznie w uchwale budżetowej,
4.    klubie sportowym – należy przez to rozumieć klub sportowy, w rozumieniu art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 18 stycznia 1996 r. o kulturze fizycznej (tj. Dz.U. 2007 nr 226 poz. 1675) lub stowarzyszenie sportowe, mające siedzibę na terenie Gminy Zawiercie.
5.    Sporcie kwalifikowanym, zawodniku i uczestnictwie klubu sportowego w sporcie kwalifikowanym należy mieć na uwadze definicje zawarte w ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o sporcie kwalifikowanym (Dz.U.2005 nr 155).

II. TERMIN I WARUNKI WSPIERANIA ROZWOJU SPORTU
      KWALIFIKOWANEGO 

1.    Termin składania ofert do 15.03.2009 r.
2.    Termin realizacji zadań: od chwili podpisania umowy na realizację zadania do 15.12.2009 r.
3.    Miejsce realizacji zadania: gmina Zawiercie
4.    Na wsparcie zadań dla organizacji przeznacza się środki publiczne w łącznej wysokości 160.000zł
5.    Konkurs ogłasza się w prasie o zasięgu lokalnym, Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej Urzędu Miejskiego, a także na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miejskiego.
6.    Ofertę wraz z załącznikami i ewentualne referencje należy złożyć w Biurze Obsługi Interesanta Urzędu Miejskiego w Zawierciu ul. Leśna 2 z dopiskiem "Konkurs ofert" lub przesłać pocztą (decyduje data wpływu) na adres Urzędu Miejskiego w Zawierciu ul. Leśna 2, 42-400 Zawiercie
7.    Dotacje na zadania w zakresie rozwoju sportu kwalifikowanego mogą otrzymać kluby sportowe, które:
1)    prowadzą systematycznie szkolenie w danej dyscyplinie sportu przynajmniej 3 treningi tygodniowo;
2)    posiadają odpowiednią bazę i kadrę szkoleniową oraz uczestniczą w zorganizowanym współzawodnictwie sportowym w dyscyplinach olimpijskich.
3)    minimalny okres działania klubu uprawniający do ubiegania się o dotację: 12 m-cy

8.    Klub sportowy może otrzymać dotację na rozwój sportu kwalifikowanego po zapewnieniu udziału środków własnych w wysokości conajmniej 20% całkowitych kosztów realizacji zadania.
9.    Dotacja przeznaczona może być wyłącznie na wydatki związane z realizacją zadania zleconego do realizacji.
10.    Szczegółowe warunki realizacji poszczególnych zadań zostaną określone w umowie    na wykonanie zadania publicznego.

III. KOSZTY KWALIFIKOWANE

       1. Koszty kwalifikowane obejmują:

1)  Transport osób na zawody i turnieje sportowe,
2)    Wynajem obiektów i sprzętu (z wyjątkiem kosztów wynajmu obiektów własnych lub dzierżawionych),
3)  Obsługę sędziowską, medyczną, techniczną,
4)  Ubezpieczenia zawodników,
5)    Zakup sprzętu sportowego i specjalistycznego oraz materiałów niezbędnych     do realizacji zadania,
6)  Usługi wydawnicze i poligraficzne oraz materiały związane z organizacją  
     zawodów, turniejów
7)  Opłaty startowe, licencje zawodników,
8)    Zakwaterowanie i wyżywienie podczas zawodów sportowych,

1.    Wynagrodzenie pracowników podmiotu składającego ofertę, a także praca wolontariuszy stanowi koszt ogólny natomiast nie może być sfinansowany z dotacji przyznanej z budżetu Gminy.
2.    Przyznane dotacje nie mogą być wykorzystane na:

1)    remonty budynków i ich modernizacje,
2)    zakupy inwestycyjne,
3)    zakupy nieruchomości,
4)    działalność gospodarczą,
5)    działalność wyznaniową i polityczną.

IV. WYMOGI OFERTY

1.    Dotacja może zostać udzielona po przeprowadzeniu przez Prezydenta postępowania konkursowego.
2.    Oferta złożona przez klub sportowy ubiegający się o przyznanie dotacji powinna zawierać:
1)    nazwę i siedzibę oferenta,
2)    szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji,
3)    terminy i miejsce realizacji zadania publicznego (harmonogram),
4)    kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania z zaznaczeniem udziału środków własnych,
5)    informację o wcześniejszej działalności podmiotu składającego ofertę, w zakresie którego dotyczy zadanie,
6)    informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania, w tym o wysokości środków finansowych uzyskanych na realizację danego zadania z innych źródeł,
7)    deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania.
3.    Do wniosku należy dołączyć następujące załączniki:
1)    aktualny odpis lub potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię z rejestru lub  odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących,
2)    sprawozdanie merytoryczne i finansowe /bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat/ za ostatni rok,
3)    potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię statutu klubu sportowego,
4)    pisemne oświadczenie osób reprezentujących organizację potwierdzające, że podmiot ubiegający się o dotację nie zalega z płatnościami na rzecz podmiotów publiczno prawnych oraz innych podmiotów
4.    Oferta powinna zawierać wszystkie dokumenty i oświadczenia wymienione w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert oraz być podpisana przez osobę/by uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu, pod rygorem nieważności.
5.    Wszystkie załączniki powinny być opisane i posiadać kolejne numery wraz z ujęciem wykazu załączników w ofercie. W przypadku załączenia do oferty kopii dokumentu, musi być ona potwierdzona „za zgodność z oryginałem” przez osobę / osoby podpisujące ofertę .
6.    Podmiot składający ofertę ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty oraz odpowiada za poprawność złożonej oferty.
7.    Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.
8.    Oferty sporządzone wadliwie bądź niekompletne, co do wymaganego zestawu  dokumentów lub informacji (warunki formalne) będą odrzucone.
9.    Oferty na realizację zadania będą rozpatrzone do 30 dni od upływu terminu składania ofert.
10.    Od podjętej decyzji oferenci będą powiadomieni pisemnie.
11.    Od podjętej decyzji nie przysługuje odwołanie.
12.    Kwota przyznanej dotacji może być niższa od wnioskowanej.
13.    W przypadku przyznania dotacji w wysokości innej niż wnioskowana, warunkiem przekazania dotacji jest złożenie korekty kosztorysu projektu.
Ewentualne zmniejszenie wysokości środków własnych nie może przekroczyć proporcjonalnego zmniejszenia przyznanej dotacji. W przypadku zmiany kosztorysu, który będzie odbiegał od powyższych ustaleń oferta nie zostanie przyjęta do realizacji.
14.    Warunkiem przekazania dotacji jest zawarcie, przed rozpoczęciem realizacji zadania, umowy pomiędzy podmiotem składającym ofertę a Prezydentem Miasta ze wskazaniem wyodrębnionego rachunku bankowego dla realizowanego zadania. Oferent zobowiązuje się tym samym do utrzymania wskazanego rachunku do chwili dokonania ostatecznych rozliczeń wynikających z umowy.
15.    Podmiot otrzymujący dotację jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo – księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania.
16.    Wyniki konkursu zostaną zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego oraz na tablicy ogłoszeń.
17.    Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pod rygorem nieważności, w terminie określonym w konkursie.
18.    Oferty złożone po terminie zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.
19.    Podmioty otrzymujące dotację zobowiązane są do informowania, w wydawanych przez siebie publikacjach, materiałach informacyjnych, mediach, wypowiedziach ustnych oraz poprzez tablice informacyjne o finansowaniu lub dofinansowaniu zadania przez samorząd miasta Zawiercie.
20.    Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odwołania konkursu bez podania przyczyny, przesunięcia terminu składania ofert oraz zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia postępowania konkursowego.

V. ROZPATRYWANIE OFERT

1.    Oferty konkursowe o przyznanie dotacji będą rozpatrywane w siedzibie Urzędu Miejskiego w Zawierciu i opiniowane przez Komisję opiniującą powołaną przez Prezydenta Miasta. Wszystkie decyzje dotyczące przebiegu konkursu Komisja podejmuje w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów.
2.    Komisja podda złożone wnioski szczegółowej analizie pod względem:

1)    spełniania wymogów formalnych tj. czy oferta jest kompletna, a podmiot uprawniony do ubiegania się o dotację,
2)    weryfikacji czy oferta mieści się w sferze zadań publicznych,
3)    zachowania zasady celowości i oszczędności z zachowaniem możliwości uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów,
4)    zawartości merytorycznej, obejmującej kryteria oceny ofert.

3.    Tryb prac Komisji opiniującej wnioski obejmuje następujące etapy:

1)    opracowanie zbiorczego zestawienia ofert według przeznaczenia i wysokości wnioskowanej dotacji,
2)    przedłożenie Prezydentowi Miasta zbiorczego zestawienia ofert wraz z proponowaną kwotą dotacji.

4.    Komisja opiniująca po rozpatrzeniu ofert przedkłada do akceptacji Prezydenta Miasta propozycje wyboru ofert wraz z proponowanymi kwotami dotacji.
5.    Decyzję o wyborze oferty i wysokości dotacji podejmuje Prezydent Miasta.
6.    Podstawą przekazania dotacji jest umowa zawarta pomiędzy wyłonionym w drodze otwartego konkursu ofert podmiotem a Prezydentem Miasta.

VI. WYMAGANIA MERYTORYCZNE STAWIANE PODMIOTOM

1.    Udokumentowane przygotowanie zawodowe dające gwarancję merytorycznej poprawności przebiegu realizacji zadania.
2.    Udokumentowane doświadczenie podmiotu w realizacji zadań z wnioskowanego zakresu.
3.    Dysponowanie bazą lokalową i zasobami materialnymi odpowiednimi do realizacji zadania, gwarantującymi jak najwyższą jakość realizowanego zadania.
4.    Zgodność merytoryczna oferty z wymaganiami konkursowymi.
5.    Adekwatność założeń projektu do oczekiwanych efektów, realność planowanych kosztów w stosunku do zakresu rzeczowego zadania.


VII. KYTERIA WYBORU OFERT
Oferty będą oceniane wg następujących kryteriów:

1.    Zgodność oferty z zadaniem konkursu – do 10 pkt
2.    Możliwość realizacji zadania przez podmiot przedstawiający ofertę w tym także program, baza, kadra, liczba uczestników – do 20 pkt
3.    Ocena przedstawionej we wniosku kalkulacji kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania - do 20 pkt
4.    Deklarowany udział środków własnych i z innych źródeł, procentowo w stosunku do dotacji - 10 pkt
5.    Uwzględnienie analizy i oceny wykonania zadań zleconych podmiotowi w okresie poprzednim, z uwzględnieniem rzetelności i terminowości ich realizacji oraz sposobu rozliczenia otrzymanych na ten cel środków – do 20 pkt
6.    Przejrzysty harmonogram działań – 10 pkt
7.    Dotychczasowe osiągnięcia i wyniki sportowe reprezentantów (zespołów) oferenta w zakresie objętym realizacją wnioskowanego zadania – 10 pkt

Maksymalna liczba punktów – 100
91-100 – ocena celująca
81-90 – ocena bardzo dobra
71-80 – ocena dobra
51-70 – ocena dostateczna
0-50 – ocena niedostateczna

VIII. UMOWA

1.    Uruchomienie środków na realizację zadań nastąpi na podstawie umowy zawartej  pomiędzy gminą a klubem sportowym, którego oferta została wybrana.
2.    Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3.    Umowa powinna zawierać w szczególności:

1)    oznaczenie stron umowy,
2)    szczegółowy opis zadania i sposobu jego realizacji,
3)    wysokość dotacji przyznanej klubowi sportowemu na realizację zadania i warunki jej uruchomienia,
4)    termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadania,
5)    sposób kontroli realizacji zadania i wydatkowania dotacji,
6)    sposób i termin rozliczenia dotacji,
7)    postanowienia dotyczące okoliczności uzasadniających rozwiązanie umowy.
8)    zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji lub niewłaściwie wykorzystanej dotacji;
9)    postanowienia dotyczące wydatkowania dotacji zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych oraz o finansach publicznych.

4.    Dotacja powinna być wykorzystana w trakcie roku budżetowego, na który została przyznana.
5.    Umowa nie może być zawarta na okres dłuższy niż rok budżetowy.
6.    Wszelkie zmiany umowy i oświadczenia składane zgodnie z niniejszą umową wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
7.    W przypadku zmiany warunków realizacji zadania bez uzgodnienia ze zleceniodawcą, w tym także zmniejszenie deklarowanej wysokości środków własnych na realizację zadania, dotacja podlega bezzwłocznemu zwrotowi na konto gminy wraz z ustawowymi odsetkami, liczonymi od dnia jej przekazania na konto klubu sportowego oraz pozbawia wnioskodawcę możliwości ubiegania się o dotacje z budżetu gminy przez okres 1 roku.

IX. KONTROLA WYKONANIA ZADANIA I ROZLICZENIE

1.    Po zakończeniu realizacji zadania klub sportowy składa merytoryczno – finansowe sprawozdanie z jego wykonania w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, lecz nie później niż do 30 grudnia danego roku kalendarzowego. Sprawozdanie podlega kontroli.
2.    Zlecający zadanie publiczne ma prawo do żądania merytoryczno – finansowych sprawozdań częściowych z wykonywania zadania. Zleceniodawca ma prawo żądać aby Zleceniobiorca w wyznaczonym terminie przedstawił dodatkowe informacje i wyjaśnienia do sprawozdań.
3.    W przypadku nieprzedłożenia przez klub sportowy sprawozdań, o których mowa  w ust. 1 i 2, Zleceniodawca wzywa pisemnie Zleceniobiorcę do ich złożenia. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje przeprowadzeniem kontroli, która może być podstawą rozwiązania umowy.
4.    Podanie do wniosku lub sprawozdania nieprawdziwych danych pozbawia wnioskodawcę możliwości ubiegania się o dotacje z budżetu gminy przez okres 3 lat.
5.    Opis zawarty w sprawozdaniu musi zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w ofercie, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, zarówno jeśli idzie o ich zakres, jak i harmonogram realizacji.
6.    Do sprawozdania załączyć należy spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Spis zawierać powinien: nr faktury (rachunku), datę jej wystawienia, wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi. Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.
7.    Do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków) finansowanych ze środków  własnych, które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych i wyjaśniających.
8.    W przypadku wspierania zadań publicznych Zleceniodawca może żądać faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków Zleceniobiorcy.          
9.    Do sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również dokumentować konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych).
10.    Kontrola prawidłowości wykonywania zadania oraz wydatkowania przekazanych środków finansowych może być przeprowadzona w siedzibie organizacji oraz w miejscach wykonywania zadania publicznego przez osoby upoważnione do jej dokonywania.
11.    Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne, imienne upoważnienie pracownika Wydziału Upowszechniania Kultury, Rekreacji i Turystyki Urzędu Miejskiego w Zawierciu wystawione przez Prezydenta Miasta Zawiercie, oraz dokument potwierdzający tożsamość pracownika.
12.    W przypadku, gdy kontrola jest przeprowadzana przez kilka osób, które tworzą zespół kontrolujący, Prezydent wyznacza spośród nich kierownika zespołu kontrolującego, który dokonuje podziału czynności między członkami zespołu kontrolującego.
13.    Zakres kontroli może obejmować całość realizowanego zadania publicznego (przedsięwzięcia), jak i jego poszczególne elementy (etapy).
14.    Kontrola może zostać przeprowadzona w dowolnym terminie od dnia udzielenia dotacji do dnia, w którym upływa 12 miesięcy od upływu okresu rozliczenia dotacji określonego w umowie o udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego (dofinansowania przedsięwzięcia).
15.    Osoba lub zespół kontrolujący uprawnione są do:

1)    wizytowania organizacji i oceny sposobu realizacji zleconego zadania,
2)    oceny stanu realizacji zadania oraz efektywności, rzetelności i jakości jego wykonania,
3)    egzekwowania przestrzegania postanowień zawartych w umowie i programie współpracy z organizacjami pozarządowymi,
4)    analizy wszelkich dokumentów niezbędnych do sprawdzenia prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania,
5)    analizy wszelkich dokumentów niezbędnych do sprawdzenia prawidłowości
prowadzonej przez organizację dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy,
6)    analizy i oceny przedkładanych przez podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego rozliczeń i sprawozdań,
7)    egzekwowania od podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego wyjaśnień, zwrotu środków niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z umową.

16.    W ramach kontroli podmiot kontrolowany:

1)    zapewnia warunki i środki techniczne niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli,
2)    przedstawia na żądanie kontrolującego stosowne dokumenty i inne nośniki informacji,
3)    udziela ustnych lub pisemnych wyjaśnień.

17.    Wyniki przeprowadzonej kontroli osoba kontrolująca lub kierownik zespołu kontrolującego przedstawia w protokole kontroli.
18.    Podmiot kontrolowany może wnieść do Prezydenta Miasta wyjaśnienia dotyczące uwag, wniosków i zaleceń pokontrolnych w terminie 7 dni od ich otrzymania.
19.    W przypadku stwierdzenia wydatkowania dotacji niezgodnie z jej przeznaczeniem  lub w sposób niezgodny z innymi postanowieniami umowy, dotacja podlega bezzwłocznemu zwrotowi na konto gminy wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia jej przekazania na konto klubu sportowego.
20.    Przyznane środki finansowe, Zleceniobiorca jest zobowiązany wykorzystać w terminie nie później niż 14 dni od dnia wykonania zadania.
21.    Środki finansowe niewykorzystane do tego terminu Zleceniobiorca jest zobowiązany zwrócić wraz z odsetkami w terminie 14 dni od dnia wskazanego w ust. 20 na rachunek bankowy Zleceniodawcy. Terminem końcowym jest rok budżetowy.